Privacyverklaring
Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens in het offerteplatform worden verwerkt, waarom, op welke grondslag en hoe lang. Concept — opgesteld 21 juni 2026, laatst nagemeten 1 september 2026.
1. Wie is verantwoordelijk?
De verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen is:
- Vekemans Vliegenramen BV
- Ondernemingsnummer (KBO): 1011.311.607
- BTW: BE 1011.311.607
- Maatschappelijke zetel: Adolf Greinerstraat 12, 2660 Antwerpen (Hoboken)
- Contactpunt voor privacy: info@vekemansvliegenramen.be · +32 3 318 93 50
Vekemans Vliegenramen BV heeft geen formele functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Dat is hier niet verplicht: de kernactiviteit bestaat niet uit grootschalige, regelmatige en stelselmatige observatie van betrokkenen, noch uit grootschalige verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens (art. 37 AVG). Privacyvragen gaan rechtstreeks naar het contactpunt hierboven.
2. Wie verwerkt de gegevens namens Vekemans?
Het platform wordt geleverd en beheerd door PlatforMaat (Rayane Errami), die optreedt als verwerker (info@platformaat.be). De verwerker handelt uitsluitend op instructie van Vekemans; de afspraken worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
3. Welke persoonsgegevens en van wie?
Het platform verwerkt drie categorieën persoonsgegevens:
- Team-accounts (medewerkers van Vekemans): naam, e-mailadres, accountgegevens en de actor-identificatie in het handelingenlogboek (audit). Deze gegevens komen rechtstreeks van de betrokkene of van de beheerder die het account aanmaakt.
- Incidentele persoonsgegevens in leverancier-offertes: een leverancier-offerte (PDF) die Vekemans uploadt kan toevallig een contactnaam of handtekening van een leverancier-medewerker bevatten. Die gegevens worden niet doelgericht verzameld; ze komen uit het door de leverancier opgestelde document (bron in de zin van art. 14 AVG).
- Het e-mailadres van wie een offerte digitaal ondertekent: wordt een offerte via Teamleader/Cloudsign getekend, dan haalt het platform bij de statuscontrole het e-mailadres op van de persoon die tekende, samen met het tijdstip. Bron: Teamleader (art. 14 AVG). Het dient uitsluitend om te kunnen vaststellen dát en door wie een offerte aanvaard is.
Belangrijk: het platform verzamelt geen doelgerichte NAW-gegevens van eindklanten (de mensen die ramen/screens bestellen): geen naam, adres of woonplaats. Het verwerkt leverancier-offertes en de eruit gehaalde offertegegevens, niet klantbestellingen. De enige uitzondering is het hierboven genoemde e-mailadres van wie een offerte digitaal ondertekent. Incidentele persoonsnamen kunnen wél voorkomen — in een leverancier-PDF en in offerte-, dossier- of klantreferenties die in het onveranderlijke handelingenlogboek belanden (sectie 7) — maar worden niet apart verwerkt en vallen onder het bewaar-/opruimbeleid (sectie 6 en 8). Dataminimalisatie (art. 5(1)(c)) is hier het uitgangspunt: we vragen of bewaren niet méér persoonsgegevens dan voor het doel nodig is.
Informatie aan betrokkenen bij indirect verkregen gegevens (art. 14 AVG). De incidentele namen/handtekeningen in leverancier-offertes ontvangen wij niet van de betrokkene zelf, maar uit het door de leverancier opgestelde document — dat is de bron (art. 14(2)(f)). Die personen rechtstreeks en individueel informeren zou een onevenredige inspanning vergen gelet op het incidentele, niet-doelgerichte karakter van die gegevens; wij beroepen ons daarom op de uitzondering van art. 14(5)(b) en stellen deze informatie in plaats daarvan publiek beschikbaar via deze privacyverklaring. Een betrokkene kan zijn rechten te allen tijde uitoefenen via het contactpunt (sectie 8).
4. Doeleinden en rechtsgrond
Elk doel heeft zijn eigen rechtsgrond (art. 13(1)(c) AVG):
| Doel | Categorie betrokkene | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|---|
| Toegang tot en gebruik van het platform door medewerkers | Team-accounts | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) |
| Toegangscontrole, beveiliging en het bijhouden van een handelingenlogboek (audit) | Team-accounts | Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)): veilige en controleerbare bedrijfsvoering |
| AI-extractie van leverancier-offertes, offertebeheer en de koppeling met Teamleader (inclusief de incidentele namen in een PDF) | Leverancier-medewerkers (incidenteel) | Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)): efficiënt intern offerteproces — na belangenafweging tegen de beperkte impact op de betrokkene |
| Vastleggen dat en door wie een offerte digitaal is ondertekend | Ondertekenaar van een offerte | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6(1)(b)) |
Er wordt geen verwerking op basis van toestemming (art. 6(1)(a)) gedaan; een recht om toestemming in te trekken is dus niet van toepassing. Het platform neemt geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanzienlijke impact over personen (art. 22): de AI bereidt enkel gegevens voor, een medewerker beslist.
5. Met wie worden gegevens gedeeld (sub-verwerkers)?
Voor het leveren van de dienst schakelt Vekemans de volgende sub-verwerkers in (art. 28 AVG). Wij streven naar verwerking binnen de EU. Wat per partij geldt, staat in de kolom Doorgifte hieronder: sommige verwerken in de EU maar hebben een niet-EU-moederentiteit en vallen onder hun standaardcontractbepalingen (SCC's); voor een partij die buiten de EU verwerkt, staat daar wat de stand van zaken is. Deze verklaring doet dus geen algemene toezegging dat alle doorgifte gedekt is — lees de regel van de betrokken partij.
| Partij | Doel | Regio | Doorgifte |
|---|---|---|---|
| Supabase | Database + bestandsopslag (leverancier-offertes, offertegegevens, team-accounts) | EU | EU-regio; Supabase verwerkt onder zijn eigen verwerkersovereenkomst (DPA). |
| AWS (Amazon Bedrock) | AI-extractie van leverancier-offertes (PDF → gestructureerde data) | EU — Frankfurt (eu-central-1) | Verwerking in de EU-regio; AWS heeft een niet-EU-moederentiteit en verwerkt onder zijn standaardcontractbepalingen (SCC's) / GDPR-DPA. Deze route is in de pilotfase nog niet in gebruik genomen. |
| Anthropic | AI-extractie van leverancier-offertes — de route die tijdens de pilotfase feitelijk gebruikt is | Verenigde Staten (Anthropic direct) | Doorgifte buiten de EU. Deze route staat in productie achter een uitdrukkelijke pilot-instelling en wordt vóór livegang opnieuw beoordeeld; de doorgifte-grondslag wordt op dat moment vastgelegd. |
| Vercel | Hosting van het platform | EU-edge waar mogelijk | Niet-EU-moederentiteit; verwerking onder Vercels SCC's / DPA. Geen doelgerichte klant-NAW in de hosting-laag. |
| Brevo | Transactionele e-mail (o.a. systeem-/health-meldingen) | EU | EU-verwerking onder Brevo's verwerkersovereenkomst. |
| Teamleader | CRM-koppeling (offertes als draft op een bestaande deal plaatsen) | EU (België) | EU-verwerker; aparte DPA tussen Vekemans en Teamleader (post-live). |
6. Hoe lang worden gegevens bewaard?
Offerte-gegevens en de bijbehorende documenten worden bewaard gedurende 84 maanden (de huidige geconfigureerde termijn; ± 7 jaar). Deze termijn is afgestemd op de boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht en is door de eigenaar instelbaar. Na afloop worden de betrokken gegevens opgeruimd volgens het interne retentie-/opruimbeleid.
7. Het handelingenlogboek (audit)
Het platform houdt een onveranderlijk handelingenlogboek bij: wie deed wat, wanneer, met welke bedragen en statusovergangen. Bij het aanmaken, sorteren of verwijderen van dossiers legt dit logboek daarnaast beperkte context vast — de bestandsnaam van een leverancier-offerte en de dossier-, deal- of klantreferentie — die incidenteel een persoonsnaam kan bevatten. Het logboek dient de verantwoording en de beveiliging, wordt nergens anders voor gebruikt en is bewust niet wisbaar. Het wordt bewaard zolang de wettelijke verantwoordings- en verjaringstermijnen dat vereisen; het valt daarom buiten het automatische opruimen van offerte-gegevens.
Wat het logboek wel en niet dekt. Het legt vast wat er via het platform gebeurt. Wijzigingen die een beheerder rechtstreeks in de databank doorvoert — dus buiten het platform om — komen er niet in terecht. Zulke ingrepen zijn voorbehouden aan wie de databank beheert en gebeuren uitsluitend voor onderhoud. Wij vermelden dit omdat «onveranderlijk» anders gelezen zou kunnen worden als «volledig», en dat zijn twee verschillende dingen.
8. Uw rechten
U hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid, voor zover van toepassing op uw situatie. Een verzoek dient u in via het contactpunt: info@vekemansvliegenramen.be · +32 3 318 93 50. Wij reageren binnen de wettelijke termijn (in beginsel één maand). In bepaalde gevallen kan een verzoek tot wissing worden geweigerd, bijvoorbeeld wegens een wettelijke bewaarplicht of het onveranderlijke handelingenlogboek (art. 17(3) AVG); wij motiveren dat dan.
Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — uitdrukkelijk onder uw aandacht. Voor de verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) berusten, hebt u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die met uw specifieke situatie verband houden. Maakt u bezwaar, dan staken wij de verwerking tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren die zwaarder wegen. Bezwaar maakt u via het contactpunt hierboven.
Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan hebt u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:
- Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- contact@apd-gba.be · www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
9. Cookies
Het platform gebruikt enkel strikt noodzakelijke cookies voor het aanmelden en de sessie. Details staan in de cookie-informatie.